長い間計画し続け、当日がついにやってきました。秩序を保ち、運営をスムーズにするためのヒントをいくつかご紹介します。
運営本部
運営者が待機する「本部」を会場内に設けましょう。ボランティアやスピーカーに位置を知らせ、必要なことがあればあなたを見つけられるようにしてください。本部にいる人の誰かが、もし何か問題が発生した時のためにイベントの参加者情報すべてにアクセスできるラップトップを持っておくとよいでしょう。また、ぎりぎりになって購入しなくてはならないものが出てきた場合のために現金かクレジットカードを用意しておくのも忘れずに。運営者全員がイベントへの参加をまったく楽しめないのは良くないので、本部に交代で待機できるスケジュールを作っておきましょう。
受付
参加者リストを印刷し、受付に用意しましょう。非常に大きなイベントの場合は、名字のあいうえお順でセクションに分割します。もし200人以上の参加者がいる際には、一般来場者とは別にスピーカー、スポンサー、ボランティアの受付を設けるとよいでしょう。
誘導看板
来場者が迷わないようにしましょう。家庭用のプリンターで「WordCamp はこちら→」といった簡単な張り紙を印刷して会場の周りや会場前の街灯、駐車場、その他来場者が通りそうな所に貼っておくことで、想像以上に助かる人がたくさんいるはずです。
司会
各部屋 (ステージ) に司会をつけましょう。スピーカーを簡潔に紹介し、必要に応じて告知などをします。セッションが変更になる場合は、司会にお知らせしてもらいます。おもしろくて人が良い方を選ぶようにしてみましょう。もし司会がスピーカーのことをよく知らない場合は、スピーカーが自己紹介することもできます。
タイムキーパー
司会または部屋ごとに割り当てられたボランティアが時間を測り、セッション終了の10分、5分、2分前にスピーカーに注意を促すようにしましょう。セッション開始前にこのことを伝え、通知方法のサインをデモしておきましょう。物事を時間通りに進めることは重要です。特に、時間貸しを行っている会場の場合は高額な超過費用を取られてしまうこともあるため注意が必要です。
動画
すべてのセッションを誰かが必ず録画するようにしましょう。イベント後、WordCamp Central から WordPress.tv へログイン動画をアップロードできるよう情報が送られてきます。できるだけ音声の質を上げるためには、通常前の方の席で録画するほうが良いでしょう。撮影後の編集を行う前に、WordPress.tv の提出ガイドラインをご覧ください。
名札ケース用ネックストラップ
WordCamp Central では WordPress.org のカスタムネックストラップ (首かけ紐) をイベント用にお送りすることができます。終了後に回収する必要はありません。それぞれ保存して、大事にしてくださいね。
片付け
必ず全員に終わった後の片付けに協力してもらうよう呼びかけましょう。きれいな状態で返すことにより、会場との関係を良好に保つことが出来ます。もし派手に散らかしてしまった場合は次の年も同じ会場を使って WordCamp をやりたくても拒否されてしまう可能性もあります。
このページの文章は、WordCamp Organizer Handbook の「WordCamp Weekend」に加筆・修正したものです。
日本語訳 2014年11月15日